"전화벨이 무서워요" 신입 경리를 위한 상황별 전화 응대 매뉴얼

안녕하세요! 프로경리 실무 저장소입니다.

 

신입 경리 사원의 가장 큰 고민 중 하나가 바로 '전화 응대'입니다.

업무 파악도 덜 됐는데 모르는 거래처에서 전문 용어를 섞어가며 질문을 쏟아내면 머릿속이 하얘지기 일쑤죠.

 

하지만 겁먹지 마세요! 전화 응대도 공식이 있습니다.

오늘은 어떤 전화가 와도 당황하지 않고 '일 잘하는 경리'처럼 대답할 수 있는 상황별 매뉴얼을 정리해 드립니다.

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1. 기본 중의 기본: 전화를 받을 때

• 타이밍: 전화벨이 3번 울리기 전에 받는 것이 좋습니다.
• 첫인사: "여보세요" 대신 "감사합니다. OO기업 경리팀 OOO입니다."라고 소속과 이름을 밝히세요.
• 준비물: 전화기 옆에는 항상 메모지와 펜이 대기 중이어야 합니다.

2. 상황별 응대 스크립트 

상황 A: 담당자가 자리에 없을 때 (가장 흔한 상황)

"죄송합니다만, 담당 과장님이 지금 회의 중(또는 잠시 자리를 비움)이십니다. 메모 남겨드리면 돌아오시는 대로 연락드리라고 전해드릴까요?"

• 핵심: 단순히 없다고 끝내지 말고, '메모 전달'과 '회신 약속'을 하는 것이 매너입니다.

상황 B: 모르는 내용을 물어볼 때 (당황하지 마세요!)

"그 부분은 제가 정확한 데이터를 확인한 후에 다시 안내해 드려야 할 것 같습니다. 확인 후 10분 내로 다시 전화 드려도 괜찮을까요?"

• 핵심: 모르는 걸 아는 척하다가 실수하는 것보다, 확인 시간을 벌고 다시 연락하는 것이 훨씬 전문적입니다.

상황 C: 거래처에서 대금 결제를 독촉할 때

"확인 요청해 주셔서 감사합니다. 지금 결제 리스트 확인 중이며, 사장님(또는 담당자) 결재가 나는 대로 연락드리거나 입금 처리해 드리겠습니다."

• 핵심: 확답을 주기 어려운 경우라면 '진행 상황'을 공유하여 상대방을 안심시키는 것이 포인트입니다.

3. "누구시라고요?" 업체명과 이름 확인법

상대방의 목소리가 작거나 발음이 흐릿할 때 다시 묻는 걸 미안해하지 마세요. 잘못 알아듣는 게 더 큰 사고입니다.

• 정중하게 다시 묻기: "죄송합니다만, 주변 소음 때문에 성함을 정확히 듣지 못했습니다. 다시 한번 말씀해 주시겠어요?"
• 확인하기: "OO상사 김철수 과장님 맞으신가요? 연락처는 명함에 있는 번호로 드리면 될까요?"

4. 광고 및 스팸 전화 거절법

경리 자리에 앉으면 대출, 보험, 광고 제안 전화가 정말 많이 옵니다.

• 정중하지만 단호하게: "제안해 주셔서 감사합니다만, 저희는 현재 이용 중인 곳이 있어 추가 계획이 없습니다. 필요할 때 저희가 먼저 연락드리겠습니다."라고 끊으시면 됩니다.

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💡 프로 경리를 위한 '전화 메모' 작성법

전화 응대의 마무리는 '정확한 전달'입니다. 메모지에 다음 5가지를 꼭 적어 담당자 책상에 붙여두세요.

1. 언제: (전화 받은 시간)
2. 누가: (거래처명, 직함, 이름)
3. 어디로: (다시 전화할 연락처 - 아는 사이라도 꼭 적으세요)
4. 무엇을: (요건 - 예: 5월 세금계산서 수정 요청)
5. 어떻게: (회신 필요 여부, 급함 등)

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마무리하며

전화 응대는 기술입니다. 처음엔 어색해도 자꾸 하다 보면 나만의 여유가 생기게 됩니다.

전화를 잘 받는 경리는 거래처에 신뢰를 주고, 사내에서는 동료들의 짐을 덜어주는 든든한 존재가 됩니다.

오늘도 전화벨 소리에 당당하게 응답할 여러분을 응원합니다!

 

지금까지 프로경리 실무 저장소였습니다.